Compartir
Por: Sandra Méndez Santana
La importancia del departamento de Nómina.
A grandes rasgos, se puede decir que el objetivo del subsistema de nómina es el de administrar y controlar las operaciones referentes a los procesos de liquidación periódica, teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes.
Pero la generación de una nómina, bien sea semanal (en el caso de los obreros) o quincenal (en el caso de los empleados), engloba una serie de detalles, procedimientos y sub-procesos que van mucho más allá de hacer un depósito en cuenta al trabajador o emitir un cheque.
La elaboración y posterior generación o procesamiento de una nómina incluye ciertos rubros, tales como conceptos salariales específicos, asignaciones, deducciones, retenciones de ley (que en el caso de la Ley Orgánica del Trabajo Venezolana no pueden exceder el 30% del sueldo mensual del trabajador), presentaciones sociales, préstamos, bonificaciones especiales, pago de horas extra, feriados, etc.), todo lo cual implica que sea necesaria una revisión minuciosa de las variaciones que deben llevarse a cabo.
Adicionalmente, nos encontramos con las particulares variaciones en la forma de cancelar un beneficio que se observan en las diferentes empresas u organizaciones en las que trabajemos. La existencia de un sindicato y de una convención colectiva, hace que el área de nómina sea aún más dinámica; pues cada sindicato, en busca de mejorar los beneficios delos trabajadores, propone ir añadiendo beneficios que van desde métodos de cálculo, métodos de cancelación y otra serie de acuerdos eventuales que resulten de una negociación sobre determinada situación.
La cuestión más relevante, sin embargo, no se enfoca únicamente en la pericia que pueda adquirir un profesional del área de Recursos Humanos en el manejo del subsistema de nómina, la cual vale la pena acotar, requiere de una constante actualización en lo que se refiere al manejo de la legislación laboral vigente; sino que requiere de un elevado nivel de compromiso y de respeto hacia los demás por parte del personal de Recursos Humanos.
Cuando elaboramos la nómina, no estamos trabajando únicamente con el sueldo de un trabajador, aspecto por demás importante; sino que estamos trabajando con las expectativas, compromisos, responsabilidades y, lo más relevante, con las necesidades de nuestros trabajadores. El trabajador organiza su presupuesto y adquiere cierto número de compromisos, basándose en el capital con el que estima (y seguramente ha calculado anticipadamente) que contará al finalizar la semana o al llegar la quincena.
Por ende, los retrasos que se ocasionen en el pago a consecuencia de un error del departamento de nómina o debido a la entrega tardía de los soportes correspondientes al departamento de administración, pueden acarrearle muchos inconvenientes a un trabajador. Hay muchos trabajadores que incluso propician el trabajo de horas extra para poder incrementar el sueldo devengado durante la semana de trabajo y poder responder a nuevos compromisos adquiridos.
Cuando se presentan situaciones en las que el trabajador debe acudir reiteradamente al departamento de nómina para tramitar reclamos por discrepancias en su recibo de pago, no solo se produce malestar en los trabajadores que deben esperar otra cierta cantidad de días para cobrar la diferencia de pago, sino que genera retrasos en la gestión del departamento: El tiempo nivertido en la corrección de los pagos, hace que se acumule el trabajo y se sigan cometiendo cualquier cantidad de errores.
En el transcurso del tiempo, además, se produce un sentimiento de desconfianza en los trabajadores, que asumen que deben revisar más minuciosamente sus recibos de pago para verificar que la empresa no “olvide pagarle lo que le corresponde”. En definitiva, se va gestando un clima de desconfianza que se convierte en el caldo de cultivo idóneo para el estallido de conflictos laborales mayores.
El compromiso es la clave
La pregunta entonces viene a ser, ¿cómo evitar que esto suceda? ¿cómo optimizar la ejecución de los procesos relativos al pago de la nómina para evitar retrasos, minimizar reclamos y mejorar el clima laboral? La clave está en dos elementos fundamentales, la organización y el compromiso. Incluso podría atreverme a sugerir que más que la pericia en los cálculos o la interpretación de las normativas, más allá de la organización o la metodología empleada, lo vital es sentir un profundo compromiso y respeto por la labor que se nos encomienda a quienes en algún momento de nuestra vida profesional asumimos la responsabilidad de coordinar un departamento de nómina.
El compromiso implica estar conscientes de la importancia de establecer tiempos de respuesta razonables a las solicitudes de nuestros trabajadores y cumplirlos, ser muy minuciosos al revisar todos los conceptos a ser considerados y ser sobre todo muy honestos con respecto a los ofrecimientos o excepciones que se ofrecen a los trabajadores. Es importante conocer nuestros límites y saber qué tanto de lo que ofrecemos también podemos cumplirlo.
No se deben crear expectativas en los trabajadores sobre decisiones que no dependen exclusivamente de nosotros como departamento de nómina, sino de las aprobaciones o la intervención técnica de terceros. La experiencia ha demostrado, que es preferible ser honestos con el trabajador y postergar la emisión de un pago (anqueo por supuesto tampoco es ése el “deber ser”), antes que decirle que se tendrá “lo antes posible”, pues para ello necesitamos del apoyo de los departamentos de administración, tesorería, entre otros, que muy seguramente tienen también múltiples compromisos con otras áreas y no pueden adaptarse a los lapsos que nosotros ofrecemos.
