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El ahorro de gastos, los denominados muchas veces -mal que bien- como costes fijos -habría que estudiarlos y analizarlos-, es una de las claves para que las pymes en tiempos de crisis. Hay múltiples partidas no productivas que consumen recursos, y se debe tratar de evitar tirar “por medio” mediante al tirón vía despidos y/o prejubilaciones, cuando no EREs.
Hay grupos empresariales que se han especializado en el reflotamiento de empresas en situación próxima a la quiebra o una vez quebradas, caso del grupo nueva Rumasa que hasta se ha ofrecido a hacerse cargo de la CCM (claro que esto no gusta ni al BdE ni al sector, y posiblemente a nadie más que a ellos).
- Gestión de financiación negociada y gastos de personal:
Lo primero hay que renegociar el aplazamiento de las obligaciones de pago a proveedores, y muchas veces el ajuste de plantilla prescindiendo de los eventuales si esto no es suficiente para la financiación del capital circulante con las que se topa la empresa en estos momentos, y las restricciones crediticias, no lo olvidemos. Hay muchas formas de reestructuración de los medios organizativos a un panorama en el que se descuenta que por término medio tus ventas van a caer, entre un 10-15%, o más. Según azote la crisis a tu sector, a tu país, a tu mercado, a tu empresa.
- Gestión de las compras y aprovisionamientos:
Eso sí, en cuanto a sus compras, no trate de asfixiar a sus proveedores, ni de concentrar los pagos de forma semestral –hoy algo casi inalcanzable para la gran mayoría de pymes-, algunos ya cayeron en este error y –no se preocupen por ellos- sus empresas ya están quebradas hace años. Se trata de comprar mejor.
Todo a favor de conseguir la supervivencia de nuestras empresas. Coja lápiz y papel, o si prefiere una hoja de calculo en su ordenador –una Excel-, y estudie una a una las partidas de su cuenta de resultados para ver donde puede meterle mano a gastos superfluos, minorables mediante un estricto control y supervisión de los mismos.
Hoy en día adquiere de nuevo una gran relevancia la profesionalización de la empresa, la planificación financiera, la gestión de riesgos financieros y operativos… una revisión de los valores personales y sociales para implicarse en lo que podemos hacer nosotros por nuestras empresas y nuestro país, no al revés. Olvidarnos ya de una vez de la dispersión y de las actividades especulativo-espontáneas.
Por ejemplo, en un entorno competitivo como el actual, profesionalizar las compras y el aprovisionamiento para abaratar costes puede marcar la diferencia entre la subsistencia o la desaparición de cualquier empresa dentro de un ciclo económico bajista.
Tener acceso a los mejores proveedores a nivel mundial puede ayudar a una pyme a disponer de los mejores precios para sus compras, de lo que resulta un mayor beneficio y, por lo tanto, es posible ofrecer a los destinatarios de sus productos o servicios precios más competitivos respecto de la competencia. Sin embargo, las compras en las pymes suelen estar gestionadas por compradores sin conocimiento operativo de idiomas, que tradicionalmente desarrollan su actividad vía fax o mail y con la única ayuda de hojas de cálculo para tomar decisiones. Esto supone muchas veces que no sea posible llevar a cabo un correcto control y seguimiento de esos procesos de negociación.
Según los expertos, una empresa que sepa gestionar su actividad de compra y relacionarse con los proveedores de forma estratégicamente acertada podría conseguir un ahorro aproximado del 9%. Esto supone que para una empresa que trabaje con un margen del 5%, reducir un 10% su gasto en compras significa duplicar sus beneficios, algo que de otra manera, solamente se conseguiría si duplicase sus ventas, algo que a día de hoy es imposible para el 95% de las pymes.
Un consejo: compré sólo lo necesario. Analizar lo que es necesario y de lo que se puede prescindir, evaluando las características mínimas de lo que se quiere, las condiciones en función de plazos de entrega, volumen mínimo, etc., y el valor estratégico.
Es conveniente elaborar la estrategia de compra, confeccionando la petición de adquisición, dejando claro al proveedor lo que se necesita y en qué condiciones. Una buena manera de negociar con los proveedores es en función del volumen que queramos adquirir, formalizar las relaciones y retroalimentándolas cuando exista la oportunidad, analizando a los suministradores y siempre manteniendo buenas relaciones.
Es recomendable también llevar un correcto control y hacer un seguimiento interno de las compras, así como externo, porque esto será de ayuda para detectar fallos en la estrategia y modificarlos con mayor éxito y mayor rapidez.
- Medidas alternativas para ahorro de gastos generales (algunos ejemplos):
* Facturación electrónica.
* Implantación del uso del correo electrónico como sustitutivo complementario al uso de otros medios de comunicación (telefonía, correo ordinario).
* Envió de documentación de tramitación a los bancos en fichero electrónico en lugar de tener que repetir la visita al banco con el coche.
* Implantación de medios tecnológicos para la realización de conference call con clientes, proveedores, socios, empleados, etc. para evitar largos viajes, con el consecuente ahorro de consumos de tiempo y gastos de comidas, gasolina, alojamientos, aviones…
- Gestión de ventas:
Último consejo: venda sólo lo necesario. Si su catálogo de productos ofrece 250 referencias y el 90% de sus ventas se concentran en 10 productos no dude en reducir su cartera de productos a 30. Con esto ahorra gastos de gestión, de almacenes, de dispersión… pudiéndose volcar en el diseño, características e innovación en los productos en los que su empresa es buena y obtiene un éxito en el mercado.
En resumen, todo este speech se concreta como: un ahorro en gastos no estratégicos o reducibles alternativamente, y en unidades no productivas para destinarlo a inversiones productivas.
